La gestión de proyectos financiados con fondos europeos a través de plataformas como COFFEE y MINERVA puede ser un reto si no se cuenta con la formación adecuada. Si eres responsable de un proyecto financiado por el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) y no sabes por dónde empezar, esta guía es para ti.

En este artículo, te ofrecemos un recorrido paso a paso para gestionar tu proyecto con éxito, asegurando el cumplimiento de las normativas y optimizando los recursos disponibles.

Antes de adentrarte en el proceso, es fundamental entender qué son y cómo funcionan COFFEE y MINERVA. COFFEE es una plataforma desarrollada por la Comisión Europea para registrar, supervisar y justificar el uso de los fondos europeos. Permite registrar los hitos y objetivos de los proyectos, asegurando la transparencia y el cumplimiento normativo. MINERVA, por su parte, se complementa con COFFEE y se utiliza para prevenir conflictos de interés y garantizar la asignación ética de los fondos.

El primer paso es crear y registrar tu proyecto en COFFEE. Para ello, necesitarás ingresar toda la información básica de tu proyecto, como los objetivos, la descripción del mismo y el presupuesto. Este paso es crucial porque de él depende el correcto seguimiento del proyecto durante toda su vida útil. Asegúrate de completar todos los campos y validar la información antes de enviarla para evitar problemas más adelante.

Una vez registrado el proyecto, debes organizarlo en subproyectos y actuaciones. Estos son los componentes del proyecto que se gestionarán de forma independiente, pero que deben estar alineados con los objetivos generales. Esta estructuración no solo facilita la gestión del proyecto, sino que también ayuda a realizar un seguimiento preciso de cada fase del mismo. Asegúrate de que todos los subproyectos estén correctamente definidos y asignados.

La gestión de documentos es uno de los aspectos más críticos en la gestión de proyectos con COFFEE. Es fundamental que todos los documentos estén correctamente organizados, versionados y almacenados en la plataforma. Esto incluye contratos, informes, facturas y cualquier otra documentación relevante. Un control documental adecuado no solo facilita la auditoría del proyecto, sino que también asegura el cumplimiento normativo en todas las fases.

La correcta gestión de usuarios y accesos es esencial para mantener la seguridad y la integridad de los datos. Asigna roles específicos a cada persona involucrada en el proyecto, asegurando que solo aquellas con permisos adecuados puedan acceder a información sensible o realizar cambios importantes. Es recomendable hacer una revisión periódica de los accesos para asegurarte de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos del proyecto.

Los proyectos financiados con fondos europeos deben cumplir con varios principios transversales del PRTR, como la sostenibilidad, la digitalización, y la lucha contra la corrupción. COFFEE te permite registrar el cumplimiento de estos principios, lo que es fundamental para evitar posibles sanciones. Asegúrate de incluir todos los detalles relacionados con el DNSH (Do No Significant Harm), el etiquetado verde o digital, y los principios relacionados con las ayudas de Estado y la prevención del fraude.

Mantener un seguimiento riguroso del cronograma es clave para que el proyecto se mantenga dentro de los plazos establecidos. Utiliza COFFEE para registrar los hitos alcanzados y monitorear las actividades de contratación. Esto te ayudará a identificar posibles retrasos y tomar medidas correctivas a tiempo. Además, asegúrate de que todas las contrataciones se realicen de acuerdo con la normativa vigente, lo que incluye la prevención de conflictos de interés a través de MINERVA.

Uno de los aspectos más importantes es la elaboración y revisión de los informes de seguimiento. Estos informes son esenciales para justificar el uso de los fondos y demostrar que el proyecto avanza conforme a lo planeado. COFFEE te permite generar informes periódicos que te ayudarán a evaluar el progreso, pero es importante que sean revisados a fondo antes de enviarlos para evitar errores que puedan generar retrasos o problemas con las autoridades.

Si tu proyecto implica licitaciones, es crucial cumplir con todos los requisitos legales. Utiliza las herramientas de COFFEE y MINERVA para asegurarte de que todas las licitaciones se gestionen correctamente, desde la revisión de los pliegos hasta la adjudicación. La plataforma te ayudará a mantener un proceso transparente y libre de conflictos de interés, lo que es esencial para garantizar la validez del proyecto.

Finalmente, es importante que realices un seguimiento hasta la finalización del proyecto. Esto incluye la resolución de incidencias que puedan surgir y la gestión de cualquier requerimiento adicional de las entidades superiores. Rural Bridge ofrece un acompañamiento continuo durante todo el proceso, asegurando que el proyecto cumpla con todos los requisitos y llegue a su fin de manera exitosa, sin la necesidad de devolver fondos.

Gestionar proyectos con COFFEE y MINERVA puede parecer un desafío, pero con la correcta planificación y el acompañamiento adecuado, el proceso se vuelve mucho más sencillo y eficiente. Siguiendo estos 10 pasos imprescindibles, estarás preparado para gestionar tu proyecto de manera transparente, legal y exitosa. En Rural Bridge, estamos aquí para ayudarte a llevar a cabo cada paso del proceso, garantizando que tu proyecto cumpla con todos los requisitos y objetivos establecidos. ¡Contáctanos hoy y da el siguiente paso hacia el éxito de tu proyecto financiado con fondos europeos!

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